毕业答辩之汇报技巧

准备阶段

（1）确定目标受众的知识水平。

（2）选择一个对目标受众有吸引力的主题。

（3）不要高估观众对你的主题的了解。

（4）篇幅不宜太长。

（5）使用简单的例子和具体的特殊情况。

（6）使用直观的定义，而不是技术上正确的定义。避免技术细节。

（7）选择一个简短且内容丰富的标题。

（8）在你的摘要中，指出谈话的水平。例如，“这个演讲是为广大听众准备的”，“这个演讲适合那些有线性代数的人，”“这个演讲适合那些有过实际分析的人”。

（9）为你的演讲提供一个背景。

（10）准备一个开门见山的开始。也许从一个轶事、一个问题或一个应用程序开始。

（11）尽量减少专业术语和不熟悉的符号。当你使用它们的时候，不时地提醒你的听众它们的意思。

（12）如果可能，将您的主题与其他领域联系起来。

（13）使用非常大的字体(即使是在一个小房间里汇报)。

（14）PPT所有四面都留有足够的边距，底部留出额外的宽边距，因为许多观众的视线到屏幕底部都会受到阻碍。

（15）将每张幻灯片行数、字数不宜过多。人们是来听你说话的，不是来看你的幻灯片的。

（16）在幻灯片上使用关键词和短语，而不是整个句子。请务必校对拼写错误。

（17）避免用方程和公式填充幻灯片。

（18）使用图片、表格、列表、模型、和动画，减少文字的使用。

（19）如果你在演讲中需要某一张幻灯片不止一次，那就把它复制到合适的地方，而不是往回翻再看一遍。

（20）请勿使用对演示文稿贡献不大的PPT功能，如飞入、飞出、旋转等。许多人觉得毫无理由地使用PPT的特殊功能很烦人。

（21）使用颜色标记进行强调，但不要过分强调。

（22）排练你的汇报演讲，但不要显得过于生硬。

（23）使用投影仪练习您的演讲，并为您的演讲计时。

（24）将谈话的后半部分划分为模块，如果时间不够，您可以谨慎地忽略这些模块。如果你不得不省略演讲的一部分，不要告诉你的听众你正在这样做。

（25）预测你可能会被问到的问题，并准备好对这些问题的回答。

（26）在U盘准备备份。

实施阶段

（1）提前检查房间和设备。

（2）假设有黑斑的话，将黑板擦干净，即使你不打算使用它们。

（3）如果可能的话，移除那些你和观众之间不会使用的东西，比如讲台、桌子或椅子。

（4）带一支激光笔，用它来指出重要信息。

（5）带一个遥控装置，这样你就不必站在电脑旁边了。

（6）如果您使用自己的笔记本电脑，请使用电源线并关闭屏幕保护程序。

（7）把房间的灯打开，观众想要看见演讲者。

（8）首先，让你的听众知道，你很高兴有机会与他们交谈。

（9）努力传达这样一种印象，那就是你很喜欢谈论这个话题，而且你很兴奋能有听众。

（10）表现出对主题的热情。如果你不这样做，你的听众也不会热情高涨。在你的演讲中投入大量的精力。你的能量会激励观众。

（11）偶尔向屏幕移动。偶尔向观众走去。偶尔从屏幕的一侧移动到另一侧。当说话人静止不动时，谈话似乎进展缓慢。

（12）不要把你的幻灯片读给观众听，把大部分时间花在看观众上。

（13）个性化演示文稿。在你的演讲中散播轶事、幽默、引语和个人物品。

（14）不要在开始时或演讲期间分发讲义。人们会读它们而不是听你的。首先要提到讲义将在演讲结束后提供，这样听众就不必做笔记了。

（15）反复提醒观众不熟悉的定义。

（16）强调自己的重要观点。当你谈到演讲的主题时，概括一下你的主要观点。

（17）眼神交流。在听众中挑出一个似乎对你所说的话感兴趣的人。直视他或她。然后转移到另一个人身上，然后是另一个人。他们的兴趣会激励你。

（18）大声说，确保最后排的人都能够听见。

（19）改变你的声音以获得戏剧性的效果。偶尔改变一下节奏。谨慎地使用停顿会大大提高你的工作效率。暂停的好时机是在陈述主要结果、提出问题或显示复杂图形时。

（20）问问题或反问句，给观众时间思考你的问题。

（21）用简洁的语言来说明，如果你能用几句话或几张图片来提供一个证据，那么就这样做。

（22）自信，不要轻视你自己的成绩，也不要轻视你对这个话题的了解。这会降低你的可信度。

（23）不要超过你指定的时间。这样做表示你准备不足，没有礼貌！

（24）避免在说话时重复使用“OK”或用“我是说”或“你知道”来打断自己。

（25）有一个完美的结局。它可以是主要的结果，一个猜想，一个开放的问题或一个应用。

（26）最后感谢你的听众。

（27）当你被问到一个问题时，向被问题的人走过去，并为听众重复或重新措辞这个问题。

（28）准备在汇报结束后再呆一段时间，听众可能想和你再讨论讨论这件事。

（29）演讲后，进行自我评估，为下一次更好的汇报积累经验。

准备工作

准备工作阶段我们应该考虑以下几点：

（1）你的目的

你的目的是什么？是为了传递知识吗？是为了引发辩论吗？还是为了引起人们对你研究的兴趣？如果你不确定你的演讲的目的，那么你不能期望你的听众会对你感兴趣，而且你的演讲不太可能有效地利用任何人的时间。

（2）你的听众

你在跟谁汇报？他们在这个问题上的专业水平如何？在讨论要点之前，你是否需要阐述基本原则？这一点很重要，因为如果你的演讲不比他们现有的知识更深入，那么你的演讲可能无法刺激你的听众，你的听众很有可能会失去兴趣。然而，你也可能因为在一个他们还没有掌握的问题上讲太多的细节疏远了你的听众。

您需要根据您的受众调整您的演示文稿（PowerPoint, PPT），而不是简单的将以前的PPT重复使用。作为一般规则，在口头汇报中简单地阐述一下基本原则是十分必要的，因为你的听众通常会有不同专业知识水平。

对于较小的受众群体，可以很方便的向听众提出问题与听众进行交流。当听众数量过多时，也有与听众交流的方法，例如使用听众响应系统(如投票键盘)，让听众键入对问题的答复。

（3）你的时间

你有多少时间准备和收集信息？和任何项目一样，时间意识非常重要。如果汇报内容涉及一个你不熟悉的主题，你需要留出更多的时间进行研究和阅读。多听取他人的意见，从更有经验的同事那里寻求建议，并根据他们的反馈修改你的PPT可以节省时间。

你的目标应该是尽早准备好你的PPT，以便有一段时间的思考和练习，在这段时间里你可以对你的演讲进行微调。

还需特别注意你被分配给演讲的时间，一个好的汇报者应该对内容进行取舍在规定时间内完成全部内容。否则会被人认为是没有做好准备。

（4）你的技能

每个人的表达能力与口头汇报的经验各异。然而，口头汇报永远是我们职业生活的一部分，值得建立信心和技能。我们可以在日常的学术活动中向经验丰富的老师或前辈们学习汇报技巧。

整理内容与视觉陈述

口头汇报在很大程度上可分为两个部分：内容和视觉陈述。没有内容，纵使视觉效果再美也没有丝毫营养；如果没有好的视觉演示，又会变成一场枯燥而乏味的演讲。以下是一些关于内容和视觉表现的建议。

（1）根据汇报目的来整理汇报内容

当你有诸多任务要完成时，你很容易就会被细节所吸引。然而，提醒自己你的目的，根据目的来整理需要汇报的内容。

（2）明确汇报的结构

在演讲开始时用简洁的介绍让听众清楚地了解演讲的结构，并在整个演讲过程中使用标题，以便在新主题开始时引起听众注意。这将确保您的受众能够记住这些标题所重申的几个关键点。值得注意的是人们通常不会保留超过五个关键点。最后要有一个明确的结论，并以此为契机提醒听众涉及的所有要点。

（3）开场白决定成败

在演讲开始时，听众的注意力跨度是最大的。这也是你的听众会决定你的演讲是否值得关注的时候。在演讲厅里有很多分散注意力的事情，如果你不利用这种集中注意力的方式，你可能就会失败。试着想出一个有趣的开场白或轶事，让你的听众很容易进入你将要汇报的内容中。

（4）集中注意力

为抓住观众的注意力，你需要保持这种高度的注意力。在此推荐给大家以下几种方法。根据不同的设置，为听众分配任务(例如小组讨论)可能是合适的。这将使听众有时间反思已经介绍过的内容，并积极与他们接触。任何观众的自然注意力跨度在大约10分钟后就会下降，因此每隔10分钟巩固关键点也是必要的。

（5）适当使用幽默

口头汇报时使用幽默来活跃气氛是很好的，但是要因人而异。如果它不适合你，就不要强迫自己去幽默。记住，没有人希望你变得风趣；毕竟，期望你既是一名喜剧演员，又是一名关于你的主题的专家，这将是一项艰巨的任务。

（6）一图胜千言

不要在PPT上塞满一长串句子，只要有可能，就用图片来表达观点。科学研究发现人们能看到和听到的东西最多保留50%，所听到的东西只保留20%。从PPT上逐字朗读是一种迅速让听众昏昏欲睡的可靠方法。图形和图表也是实用的，但它们必须有明确的标签，以便于受众快速的理解。为了清晰起见，避免使用三维及多维图表。

图片只是为了使PPT看起来更好，方便听众理解。删除不必要的图形或贴画，比如一只可爱的卡通猴子。谷歌图片是一个很好的资源库，但要注意版权问题。

（7）小心使用多媒体

如果多媒体使用得当，视频和声音可以帮助使主题变得更加生动。然而，要确信他们会帮助你表达你的观点，而且你并不是为了使用而使用。视频保持简短，长视频对PPT没有多大帮助，时间上也来不及。如果您使用的是视频或声音，请事先确保它在您将在当天使用的计算机上工作，如果不能，则有一个备份计划。

（8）保持PPT之间的一致性

为所有幻灯片确定一个通用的设计，以便颜色和字体在整个PPT中保持一致。如果您是代表您的医院或部门，很可能存在部门的徽标的模板幻灯片可用作参考。最好是坚持一个简单的背景与对比强烈的文本。避免花哨的字体，或使用戏剧性的幻灯片过渡或动画。在PPT设计中一个原则是：少就是多。

口头汇报

做好所有准备工作后，进行口头汇报是最后一步了，这将使你的努力工作得到公正的评价。虽然有些人可能天生比其他人更有信心，但每个人都有能力通过实践有效地完成任务。

（1）练习、练习、练习

和大多数事物一样熟能生巧，很少有天生的演说家。看起来轻而易举的完美表现背后是无数次的练习。有些人建议自己录制视频，这样你就可以回放录音，然后找出坏习惯或调整不顺畅的地方。

练习还可以确保汇报当天少出现错误，在正式场合出现错误可能是灾难性的。面对友好的观众进行彩排也是无价之宝。你还可以预测一些可能会被问到的问题，事先准备好答案。

（2）把握好时间

如果你能在规定时间内完成汇报，你的听众将会欣赏你的演讲，你接下来的演讲者也会按照规划的时间来汇报。如果你超过了时间限制，大多数主持人会阻止你，这可能会妨碍你作出一个有效的结论。

如果你确实发现由于某种原因你不得不减少你的演讲时间（例如，你高估了你的内容，或者之前的汇报者占用了太多时间），你不应该匆忙地完成你的演讲，试着事先考虑一下你可以在不失去演讲内容的情况下安全地省略哪些内容。

（3）调整你的语调和速度

单调的汇报不会使你受到听众的喜爱，更重要的是，单一的语调和语速不能充分的强调要点。例如，在讨论一个关键点时慢下来，这就是在向你的听众发出信号，你所说的话是很重要的。调整自己的节奏是很重要的，因为太多的汇报者会快速的完成他们的汇报，而听众却很难听懂。

（4）肢体语言

肢体语言对口头汇报十分重要。说话时尽量与几位听众保持眼神交流。记住，如果你真的对你的汇报的主题感兴趣，你的肢体语言很可能会自发出现。然而，过多的肢体语言(如过度的手舞足蹈或过分热情的手部动作)同样会使人分心。

目前在汇报中使用激光笔变得越来越流行，但务必注意这可能会限制自然的身体运动。如果使用激光指针，它应该在一个点上保持稳定，而不是绕圈或下划线，并且不应该在幻灯片上太快地划过。此外，还需要检查激光指针是否在最后排可见。

汇报结束后

在结束了你的汇报并走下讲台之后，下一步是什么？

（1）获得反馈

在这一阶段，反馈仍然是非常重要的。尽管准备确实增加了做好口头汇报的可能性，但这并不能保证做好口头汇报。听众的提问本身就是一种反馈形式，听众的问题可能会引发一场辩论或热烈的讨论，这反应你已经和你的听众很好地联系在一起了。

（2）一个意想不到的问题？

尽管演讲者经常热衷于澄清观点和回答听众的问题，但可以肯定的是，这个意想不到的问题是任何汇报中最可怕的部分。有很多方法来处理这种预料之外的情况。

首先，确保你仔细听了整个问题，不要进行打扰。然后停下来，把问题重复一遍。这样做不仅让你有时间吸收答案，也有助于向其他听众强调这个问题。这是有用的，因为你可能会发现，一些听众会对这个问题有意见。

做完这件事后，尽你最大的努力回答这个问题。诚实的承认你将不得不做更多的研究，以充分解决这个问题。最后，把它变成与观众讨论的跳板。你可以把这个问题和听众的另一个问题联系起来。

（3）抓住每一个机会

无论你认为你的演讲做得多么好或多么糟糕，你的演讲技巧只会随着更多的练习而变得更好。即使是最简单的演讲，比如小组教学，也可以用来提高你的技能。从不同群体的人那里获得反馈会给你提供进步的可能，并且可能会带来一些你以前没有注意到的事情。